Datenschutzhinweise für Bewerber*innen der Post Wertlogistik GmbH

Information über die Datenverwendung gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Verpflichtende Informationen nach Art 13 und 14 DSGVO mit rein informativem Charakter
Stand: September 2024

1. Für wen gelten diese Datenschutzhinweise?

1.1. Diese Datenschutzhinweise richten sich an Bewerber*innen der Post Wertlogistik GmbH („PWL“, "wir", "uns"), unabhängig davon, über welchen Bewerbungskanal Ihre Bewerbung bei uns eingeht.

1.2. Sollte Ihre Bewerbung zu einer Anstellung führen, dann gelten für Sie danach zusätzlich die einschlägigen Datenschutzhinweise für Mitarbeiter*innen der PWL, die Ihnen gegebenenfalls entsprechend zur Kenntniserlangung bereitstehen.

2. Wer ist für den Umgang mit Ihren Daten verantwortlich?

2.1. Gemeinsame Verantwortlichkeit mit der Österreichische Post Aktiengesellschaft

2.1.1. Sofern Sie sich über das Karriereportal (karriere.post.at) bei der PWL bewerben, wenn Sie die PWL über das Karriereportal über Direktansprache kontaktieren oder im Rahmen Ihrer Bewerbung bei der Österreichische Post Aktiengesellschaft über das Karriereportal einwilligen, dass Ihre Bewerbung an die PWL zur Vermittlung einer passenden Stelle weitergegeben werden darf, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Karriereportal in gemeinsamer Verantwortung mit der Österreichische Post Aktiengesellschaft, Rochusplatz 1, 1030 Wien.

2.1.2. Im Fall der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist die Österreichische Post Aktiengesellschaft für folgende Datenverarbeitungen zuständig:

Entgegennahme Ihrer Bewerbung für die PWL;
Bereitstellung der Infrastruktur, Speicherung, Sicherheit für die Daten, die Sie über Ihr Karriereprofil im Zusammenhang mit einer Bewerbung bei der PWL übermitteln sowie für Daten, die Sie anderweitig übermitteln, und die, nachdem Sie informiert wurden, in Ihr Karriereprofil hochgeladen werden;
Versendung von Absagen;
Korrespondenz mit Ihnen, wenn Sie sich zunächst per E-Mail an die Österreichische Post Aktiengesellschaft wenden oder sich über Direktansprache bei der Österreichische Post Aktiengesellschaft für eine Stelle bei der PWL bewerben;
Bearbeitung und Beantwortung von Ihren Betroffenenrechtsanfragen in Bezug auf Ihre Daten im Zusammenhang mit einer Bewerbung bei der PWL, soweit diese Daten bei der Österreichische Post Aktiengesellschaft gespeichert oder ins Karriereportal hochgeladen wurden;
Freischalten Ihrer Bewerbung für die PWL im Karriereportal;
Freischalten Ihrer Bewerbung für die PWL, falls Sie der Weiterleitung an Konzernunternehmen („mitbetreutes Tochterunternehmen“ der Österreichische Post Aktiengesellschaft) zugestimmt haben und es eine passende Stelle bei diesen gibt.

2.1.3. Im Fall der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist die PLW für folgende Datenverarbeitungen zuständig:

Korrespondenz mit Ihnen zur Terminkoordination für Bewerbungsgespräche, soweit diese ins Karriereportal hochgeladen wird;
Korrespondenz mit Ihnen zum Zweck des Versendens von Zusagen über das Karriereportal;
Korrespondenz mit Ihnen zum Versenden von Absagen über das Karriereportal in Sonderfällen (insb., wenn Sie bereits in Kontakt mit der PWL standen).

2.2. Alleinige Verantwortlichkeit der Post Wertlogistik GmbH

2.2.1. Die Post Wertlogistik GmbH, Steinheilgasse 1, 1210 Wien („PWL“, "wir", "uns") ist alleinig verantwortlich, für Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Zuge Ihrer Bewerbung außerhalb des Karriereportals bzw. zusätzlich / im Anschluss an Ihre Bewerbung über das Karriereportal erhalten und verarbeiten. Dies betrifft bspw. Bewerbungen, die direkt bei uns eingehen, die Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen, sowie Zusagen oder Absagen, die nicht über die Karriereplattform erfolgen. In diesem Zusammenhang trifft die PWL die alleinige Verantwortung hinsichtlich der Gewährleistung aller Betroffenenrechte und sonstigen Datenschutzpflichten. Die PWL beachtet alle Rechtsvorschriften zum Schutz, zum rechtmäßigen Umgang und zur Geheimhaltung personenbezogener Daten, sowie zur Datensicherheit.

2.2.2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Datenschutzgesetz (DSG) und allen weiteren maßgeblichen Gesetzen.

2.3. Alleinige Verantwortlichkeit der Österreichische Post Aktiengesellschaft

2.3.1. Weitere Informationen zu Datenverarbeitungen in alleiniger Verantwortlichkeit der Österreichische Post Aktiengesellschaft im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung über das Karriereportal, entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen („Datenschutz Bewerber*innen“) der Österreichische Post Aktiengesellschaft.

3. Von wem erhalten wir Ihre Daten und müssen Sie diese bereitstellen?

3.1. Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten entweder

direkt von Ihnen (zB. bei Initiativbewerbungen),
von der Österreichische Post Aktiengesellschaft (wenn Sie sich über das Karriereportal bewerben),
oder auch von Dritten (zB. Personaldienstleister, Talent Solutions GmbH (myVeeta-Talentepool), öffentlich zugängliche Informationen).

3.2. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses müssen Sie diejenigen personenbezogen Daten bereitstellen, die für eine potentielle Aufnahme als Mitarbeiter*in erforderlich sind und zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir das Eingehen eines Dienstverhältnisses in der Regel ablehnen. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, hinsichtlich für das Eingehen eines Dienstverhältnisses nicht relevanter bzw. gesetzlich oder regulatorisch nicht erforderlicher Daten eine Einwilligung zur Datenverarbeitung zu erteilen.

4. Welches Interesse hat die PWL an Ihren Daten und aus welchem Grund und zu welchem Zweck darf die PWL diese verarbeiten (Datenschutzinformation nach Art 13 DSGVO im Falle direkter Datenerhebung)?

4.1. Sie können sich per Direkt- bzw. Initiativbewerbung oder dem Karriereportal (karriere.post.at) bei uns bewerben. Wenn Sie sich über das Karriereportal bei uns bewerben, dann werden Ihre Daten, die Sie im Zuge Ihrer Bewerbung im Karriereportal bekanntgeben, in gemeinsamer Verantwortlichkeit (Art 26 DSGVO) mit der Österreichische Post Aktiengesellschaft verarbeitet.

4.2. Ihre Bewerbung und die Bearbeitung Ihrer Bewerbung stellt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie unter Umständen auch eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten besonderer Kategorie dar.

4.3. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie im Zuge eines Bewerbungsprozesses mit uns teilen, erfolgt zum Zweck der Abwicklung und zum Nachweis der Durchführung eines diskriminierungsfreien Bewerbungsverfahrens sowie zum Recruiting von geeignetem Personal. Darüberhinausgehende Zwecke, die auf die speziellen gesetzlichen Vorgaben für Bewachungsgewerbetreibende (PWL) zurückzuführen sind, werden an der jeweils passenden Stelle unter den Punkten 4.4., 4.5. und 5. aufgelistet.

4.4. Datenverarbeitung - je nach gewähltem Bewerbungskanal:

4.4.1. Bewerbung über das Karriereportal (karriere.post.at)

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen des Bewerbermanagements zum Zweck der Abwicklung von Bewerbungsprozessen über das Karriereportal. Wenn Sie sich bei uns bewerben, steht Ihnen das Karriereportal (karriere.post.at) zur Verfügung. Jede*r Bewerber*in kann dabei ein eigenes Benutzerprofil selbst anlegen. Bei schriftlich einlangenden Bewerbungen kann ein Benutzerprofil durch die Österreichische Post Aktiengesellschaft angelegt werden.
Sofern Sie sich dazu entscheiden, Ihre Bewerbung auf diesem Weg einzubringen, müssen Sie hierzu einen Benutzeraccount anlegen. Für die Erstellung und Führung Ihres Benutzeraccounts gelten die einschlägigen Datenschutzhinweise der Karriereplattform, die Ihnen im Zuge der Accounterstellung gesondert zur Kenntnis gebracht werden/wurden. Sie können diese hier nochmals aufrufen und nachlesen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung: Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Durchführung eines Vertrages bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwicklung des Bewerbungsprozesses über das Karriereportal sowie der Verwaltung Ihrer Daten, Erfüllung unserer Pflichten nach § 18 AngG (Angestelltengesetz) bzw. §1157 ABGB (Fürsorgepflichten des Dienstgebers)), ggf. Art 6 Abs 1 lit c iVm Art 9 Abs 2 lit b DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, insb. im Hinblick auf Pflichten des zu begründenden Arbeitsverhältnisses, sofern Ihre Bewerbungsunterlagen Daten besonderer Kategorie enthalten.
Sofern es eine offene passende Stelle bei einem Konzernunternehmen („mitbetreutes Tochterunternehmen“ der Österreichische Post Aktiengesellschaft) für Sie gibt und Sie der Weiterleitung zugestimmt haben, dürfen wir bzw. die Österreichische Post Aktiengesellschaft Ihre Bewerbungen an ein Konzernunternehmen weiterleiten. Wenn Sie nicht einwilligen, werden Ihre Daten nur für Ihre Bewerbung bei der PWL berücksichtigt. Somit werden Sie nicht für allfällige offene Stellen in weiteren Konzern-Unternehmen in Betracht gezogen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit grundlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe weiters Punkt 7.44.).

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung: Art 6 Abs 1 lit a DSGVO (Einwilligung betreffend Datenweitergabe an Konzernunternehmen).
Bitte beachten Sie, dass zusätzlich auch Datenverarbeitungen nach Punkt 4.5. für Sie einschlägig sein können.

4.4.2. Initiativbewerbung und Direktbewerbung bei der PWL

Wenn Sie eine Initiativbewerbung an die PWL senden bzw. sich direkt bei uns bewerben (also nicht über das Karriereportal), übermitteln Sie uns jene Bewerbungsunterlagen – und damit personenbezogenen Daten – die Sie für die Bewerbung erforderlich halten.
Damit wir Ihre Initiativ-/Direktbewerbung bearbeiten können und in einem späteren Schritt – sofern wir Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen – die gesetzlich vorgeschriebene Zuverlässigkeitsüberprüfung zu Ihrer Person durchführen lassen können, müssen wir jedenfalls über folgende Daten verfügen:

Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit sowie Adresse.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung: Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Durchführung eines Vertrages bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwicklung des Bewerbungsprozesses sowie der Verwaltung Ihrer Daten, Erfüllung unserer Pflichten nach § 18 AngG (Angestelltengesetz) bzw. §1157 ABGB (Fürsorgepflichten des Dienstgebers)), ggf. Art 6 Abs 1 lit c iVm Art 9 Abs 2 lit b DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, insb. im Hinblick auf Pflichten des zu begründenden Arbeitsverhältnisses, sofern Ihre Bewerbungsunterlagen Daten besonderer Kategorie enthalten).
Bitte beachten Sie, dass zusätzlich auch Datenverarbeitungen nach Punkt 4.5. für Sie einschlägig sein können.

4.5. Datenverarbeitungen, die unabhängig vom gewähltem Bewerbungskanal erfolgen können:

4.5.1. Infolge Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Die PWL treffen gesetzliche Verpflichtungen z.B. Dokumentationspflichten, Pflichten aufgrund von Dienst-, Arbeits- und Sozialrecht sowie gesellschaftsrechtliche, steuer- oder unternehmensrechtliche Vorgaben Prüf- und Berichtspflichten. Damit wir diese erfüllen können, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in dem vom jeweiligen Gesetz geforderten Umfang.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)

4.5.2. Aufgrund Ihrer Einwilligung
Üblicherweise nehmen wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses keine Datenverarbeitungen auf Grundlage Ihrer Einwilligung vor. Wir holen nur dann allenfalls gesondert Ihre Einwilligung ein, sofern keiner der sonst in Punkt 4.4.1, 4.4.2, 4.5.1, 4.5.3, 4.5.4 und 4.5.5 dargestellten Verarbeitungsgründe vorliegt (zB. im Fall einer gewünschten Evidenzhaltung Ihrer Bewerbung). Sofern Sie uns Ihre Einwilligung im Einzelfall gegeben haben, können Sie diese jederzeit und ohne Angaben von Gründen für die Zukunft widerrufen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Art 6 Abs 1 lit a DSGVO (Einwilligung)

4.5.3. Versicherungsdatenauszug der Sozialversicherung
Sofern wir Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen, werden wir Sie bitten, uns vor dem Gespräch einen Versicherungsdatenauszug aus der Sozialversicherung (ohne Beitragsgrundlagen) zu übermitteln. Diesen können Sie bei der Sozialversicherungsanstalt beantragen; nähere Informationen finden Sie hier. Die Sozialversicherungsanstalt agiert bei der Erstellung des Versicherungsdatenauszuges als selbständiger Verantwortlicher im Sinne des Art 4 Z 7 DSGVO.
Die Verarbeitung des durch Sie an uns übermittelten Versicherungsdatenauszuges erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses und zum Zweck

der Verhinderung und Eindämmung (Generalprävention) straf- und zivilrechtlich relevanten Verhaltens,
des Eigenschutzes (Eigentum/Vermögenswerte),
des Verantwortungsschutzes (Schutz des Eigentums der Kunden/Vertragshaftung gegenüber Kunden).

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind insbesondere die folgenden Gesetze (in der geltenden Fassung) und vertraglichen Verpflichtungen: Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse), §§ 129 Abs 4 und Abs 5 Z 3 iVm 130 Abs 8 GewO 1994, §§ 353 ff ABGB, Vertragshaftung.

4.5.4. Bonitätsdaten
Sofern wir Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen, werden wir Sie bitten, vor dem Gespräch, den „InfoPass Bewerber“ oder „InfoPass Finanzierer“ bei der KSV 1870 Information AG, Wagenseilgasse 7, 1120 Wien, Österreich (kurz: KSV 1870), der bonitätsrelevante Informationen über Sie enthält, selbstständig einzuholen, zum Vorstellungsgespräch mitzubringen und uns zu übergeben. Dies bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie die durch den KSV 1870 erstellte Bonitätsauskunft und die darin enthaltenen Daten vor der Übergabe an die PWL, selbst einsehen können und folglich genau wissen, welche Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang bei Vorlage des „InfoPass Bewerber“ oder „InfoPass Finanzierer“ von uns verarbeitet werden. Der KSV 1870 agiert bei der Durchführung der Bonitätsprüfung sowie bei der Erstellung der „InfoPass Bewerber“ oder InfoPass Finanzierer-Unterlagen als selbständiger Verantwortlicher im Sinne des Art 4 Z 7 DSGVO. Bitte beachten Sie, dass bei der Inanspruchnahme und Durchführung des Produktes „InfoPass Bewerber“ oder „InfoPass Finanzierer“ des KSV 1870 ausschließlich die Datenschutzhinweise des KSV 1870 einschlägig sind.

Informationen zum „InfoPass Bewerber“, finden Sie hier.

Die PWL verarbeitet nur jene Bonitätsdaten, die Sie uns durch Übermittlung des „InfoPass Bewerber“ oder „InfoPass Finanzierer“ zukommen lassen. Die Verarbeitung des durch Sie an uns übermittelten „InfoPass Bewerber“ oder „InfoPass Finanzierer“ erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses und zum Zweck

der Verhinderung und Eindämmung (Generalprävention) straf- und zivilrechtlich relevanten Verhaltens,
des Eigenschutzes (Eigentum/Vermögenswerte),
des Verantwortungsschutzes (Schutz des Eigentums der Kunden/Vertragshaftung gegenüber Kunden)
aus rechtlicher Verpflichtung (Sorgfaltspflicht).

4.5.5. Foto für den Dienstausweis
Sofern Sie den Job bekommen, stellen wir Ihnen einen Dienstausweis aus, der über ein Gesichtsbild verfügt. Damit wir Ihnen den Dienstausweis bereits am ersten Arbeitstag übergeben können, werden wir Sie bitten, zum Vorstellungsgespräch ein Ausweisbild (Passfotoformat) mitzubringen. Sofern Sie zum Vorstellungsgespräch kein Ausweisbild mitbringen, greifen wir für die Erstellung des Dienstausweises auf jenes Foto zurück, welches Sie uns in Ihren Bewerbungsunterlagen übermittelt haben. Die Verarbeitung des Fotos erfolgt aus berechtigtem Interesse und zum Zweck

der Verhinderung und Eindämmung (Generalprävention) straf- und zivilrechtlich relevanten Verhaltens,
des Eigenschutzes (Eigentum/Vermögenswerte),
des Verantwortungsschutzes (Schutz des Eigentums der Kunden/Vertragshaftung gegenüber Kunden).

5. Welche Datenkategorien werden aus externen Quellen verarbeitet (Datenschutzinformation nach Art 14 DSGVO im Falle indirekter Datenerhebung)?

5.1. Von Personaldienstleistern
Falls die Bewerbung für eine Stelle bei der PWL über einen Personaldienstleister erfolgt, erhebt der Personaldienstleister Ihre personenbezogenen Daten (üblicherweise Ihren Vor- und Nachnamen, Ihr Geburtsdatum, Ihren Geburtsort, Ihre Staatsangehörigkeit sowie Ihre Adresse, Werdegang/Ausbildung, bisherige berufliche Laufbahn, Lebenslauf und teilweise Anschreiben, sonstige personenbezogene Daten, die Sie für Ihre Bewerbung erforderlich halten) und leitet uns diese zur Evaluierung Ihrer Bewerbung weiter. Umgekehrt informieren wir den Personaldienstleister abschließend, wenn und ob eine Anstellung erfolgt (vgl. Punkt 6.4. unten).

Wir erhalten von Personaldienstleistern sämtliche Informationen, die Sie dem Personaldienstleister zur Verfügung gestellt haben (Bewerbungsunterlagen).

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind insbesondere die folgenden Gesetze (in der geltenden Fassung) und vertraglichen Verpflichtungen: Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Durchführung eines Vertrages bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse).

5.2. MyVeeta-Talentepool
Die Österreichische Post Aktiengesellschaft und die PWL nutzen den myVeeta-Talentepool. Die Technologie für diesen Talentepool heißt „myVeeta“ und wird von der Talent Solutions GmbH (Kölblgasse 2, 1030 Wien, Österreich) betrieben und zur Verfügung gestellt. Bei der Registrierung zu myVeeta erstellen Sie einen vertraulichen, privaten Zugang, und gewähren myVeeta damit, Ihre Daten unserem Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in myVeeta (myVeeta-Profil) ist die Talent Solutions GmbH eigenständige Verantwortliche. Die Datenschutzhinweise von myVeeta finden Sie hier. Die Registrierung im myVeeta-Talentepool ist freiwillig und für eine Bewerbung bei der PWL keinesfalls erforderlich.

Wir erhalten von myVeeta sämtliche Informationen, die Sie im myVeeta-Portal zur Verfügung gestellt haben (Bewerbungsunterlagen sonstige personenbezogene Daten, die Sie für Ihre Bewerbung erforderlich halten).

5.3. Zuverlässigkeitsüberprüfung durch Sicherheitsbehörde gemäß § 130 Abs 9 GewO 1994
Als Bewachungsgewerbetreibender ist die PWL verpflichtet, sich nur jener Arbeitnehmer*innen zu bedienen, die eigenberechtigt sind und die erforderliche Eignung und Zuverlässigkeit zur Durchführung von Tätigkeiten, insbesondere im Bewachungs- und Transportgewerbe besitzen. Als Bewachungsgewerbetreibender ist die PWL gesetzlich dazu verpflichtet, spätestens zwei Wochen vor geplanter Einstellung neuer Mitarbeiter*innen, eine Zuverlässigkeitsüberprüfung bei der zuständigen Sicherheitsbehörde zu dieser Person durchführen zu lassen.

Zur Durchführung der verpflichtenden Zuverlässigkeitsüberprüfung geben wir der zuständigen Sicherheitsbehörde folgende Daten bekannt: Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit sowie Adresse.

Die Sicherheitsbehörde führt eine behördeninterne Überprüfung Ihrer Person durch und teilt der PWL nach abgeschlossener Beurteilung mit, ob es sich bei Ihnen um eine „zuverlässige und geeignete“ Person zur Ausübung des angestrebten Berufes handelt, die wir einstellen dürfen, oder nicht. Sofern uns mitgeteilt wird, dass es sich bei Ihnen um keine „zuverlässige“ bzw. für den Beruf geeignete Person handelt, dürfen wir Sie nicht einstellen.
Wir bekommen von den Sicherheitsbehörden keine Auskunft über die, der behördeninternen Prüfung zugrundeliegenden Informationen (u.a. strafrechtliche Verurteilungen oder Verwaltungsübertretungen), noch hinterfragen wir die Ergebnisse.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind insbesondere die folgenden Gesetze (in der geltenden Fassung): Art 6 Abs 1 lit c (rechtliche Verpflichtung), §§ 129 Abs 4 und Abs 5 Z 3 iVm 130 Abs 9 GewO 1994.

5.4. Social-Media-Check
Weiters behalten wir uns vor, Ihre Person (unter Eingabe Ihres Vor- und Nachnamens) in gängigen Suchmaschinen (zB. Google) bzw. Sozialen Medien vor der Begründung eines Arbeitsverhältnisses abzufragen. Diese durch die PWL durchgeführten Überprüfungen beziehen sich ausschließlich auf öffentlich abrufbare/einsehbare Postings und Profile oder Informationen aus öffentlichen, allgemein zugänglichen Quellen (zB. Zeitungsartikel). Sofern wir auf Postings oder Informationen stoßen, die unseres Erachtens gegen Ihre Zuverlässigkeit und/oder Eignung (§ 130 Abs 8 GewO 1994) sprechen, werden wir Sie im bzw. vor dem Vorstellungsgespräch hierüber informieren.

Wir verarbeiten in diesem Zusammenhang jene Daten, die bei Eingabe Ihres Vor- und Nachnamens aufscheinen. Es kommt hierbei jedoch zu keiner Speicherung (zB. Download) oder Weitergabe an Dritte.

Der Social-Media-Check erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses und zum Zweck

der Verhinderung und Eindämmung (Generalprävention) straf- und zivilrechtlich relevanten Verhaltens,
des Eigenschutzes (Eigentum/Vermögenswerte),
des Verantwortungsschutzes (Schutz des Eigentums der Kunden/Vertragshaftung gegenüber Kunden),
der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Sorgfaltspflichten).

6. An wen/welche Empfänger*innen dürfen Ihre Daten weitergegeben werden?

6.1. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der (potenziellen) Empfängerkategorien und konkreten Empfänger*innen der PWL (soweit dies möglich ist), an die im Rahmen der genannten Datenverarbeitungen personenbezogene Daten übermittelt werden können.

Bitte beachten Sie:

Die genannten Empfänger*innen erhalten Ihre Daten nur dann, wenn dies erforderlich ist, um eine Leistung zu erbringen oder den Geschäftsbetrieb der PWL aufrecht zu erhalten.
Werden Daten zur Verarbeitung an Empfänger*innen weitergegeben, bedeutet das nicht, dass in jedem Fall alle Datensätze übermittelt werden, sondern nur jene Datensätze, die für den Zweck der Verarbeitung durch Dritte notwendig sind.
Innerhalb der PWL erhalten jene Stellen bzw. Mitarbeiter*innen personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher Pflichten sowie berechtigter Interessen benötigen.
Mit allen Auftragsverarbeiter*innen wurden Verträge abgeschlossen, die ihre Pflichten in Bezug auf die Daten und die Datensicherheit genau regeln.

6.2. Gerichte, Behörden, Versicherungen: Es gibt auch gesetzliche Verpflichtungen, die die PWL nur erfüllen kann, wenn sie Ihre personenbezogenen Daten an Behörden (wie Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, etc.) oder Gerichte im erforderlichen Ausmaß übermittelt.

Öffentliche Stellen und Institutionen, die Ihre Daten im Zuge des Bewerbungsprozesses jedenfalls erhalten:

Bezirksverwaltungsbehörde (gemäß § 130 GewO)

6.3. Externe Dienstleister*innen (Auftragsverarbeiter*innen): In unserer arbeitsteiligen Gesellschaft werden dafür erforderliche Datenverarbeitungen häufig von darauf spezialisierten Unternehmen, sogenannten Dienstleister*innen (Auftragsverarbeiter*innen) erledigt. Diese Unternehmen können derartige Leistungen wirtschaftlich günstig und vor allem hochwertig erbringen. Deshalb übermitteln wir an diese Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten im für die jeweilige Leistungserbringung erforderlichen Umfang. Derartige Leistungen sind zum Beispiel die Datenspeicherung in sicheren Rechenzentren.

Aktuell ziehen wir folgende Auftragsverarbeiter*innen heran:

Atos IT Solutions and Services GmbH,
Österreichische Post Aktiengesellschaft

6.4. Weitere Empfänger*innen: Im Rahmen der vorvertraglichen Vertragsbeziehung, kann es – je nach Einzelfall - zu weiteren Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten kommen (wie an Versicherungsunternehmen und -makler, Anbieter von Personaldienstleistungen, etc.). Bei diesen Empfänger*innen handelt es sich jeweils um eigenständige Verantwortliche im Sinne des Art 4 Z 7 DSGVO.

Konzernunternehmen („mitbetreutes Tochterunternehmen“ der Österreichische Post Aktiengesellschaft) – nur bei Vorliegen Ihrer Aufrechten Einwilligung,
Talent Solutions GmbH (myVeeta),
Personaldienstleister.

6.5. Werden Daten zur Verarbeitung an Empfänger*innen weitergegeben, bedeutet das nicht, dass in jedem Fall alle Datensätze übermittelt werden, sondern nur jene Datensätze, die für den Zweck der Verarbeitung durch Dritte notwendig sind.

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

7.1. Bewerbungen, die nicht zu einer Anstellung führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens grundsätzlich automatisch binnen sieben Monaten ab Abschluss der Bewerbung (Zusage, Absage oder Bewerbungszurückziehung) gelöscht. Von der Löschung mitumfasst sind sämtliche Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben (Ihre Bewerbungsunterlagen, InfoPass Bewerber oder InfoPass Finanzierer, Foto für den Dienstausweis, usw.) und auch jene, die wir von Dritten erhalten/erheben lassen (Ergebnis der Zuverlässigkeitsüberprüfung und des Social-Media-Checks, Bewerbungsunterlagen von myVeeta/Personaldienstleistern). Im Einzelfall können Ihre Daten auch darüber hinaus gespeichert werden, sofern dies zur Rechtsverfolgung erforderlich ist (siehe Punkt 8.1.1.).

7.2. Wenn Ihre Bewerbung zur Anstellung führt, werden Ihnen die Datenschutzhinweise für unsere Mitarbeiter*innen zur Kenntnis gebracht, die von diesem Zeitpunkt an für Sie einschlägig sind.

7.3. Sofern Sie sich über das Karriereportal (karriere.post.at) beworben haben, können Sie Ihren Karriereportal-Benutzeraccount selbstständig löschen. Auf die einschlägigen Datenschutzhinweise der Österreichische Post Aktiengesellschaft wird an dieser Stelle nochmals verwiesen. Sofern Sie sich durchgehend sieben Monate nicht in Ihrem Benutzeraccount einloggen, wird dieser automatisch für Sie gelöscht. Sofern Sie sich für eine Stelle beworben und den Bewerbungsprozess zur Gänze durchlaufen haben, werden Ihre Bewerbungsunterlagen – auch bei zwischenzeitiger Accountlöschung – für sieben Monate ab Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt und unmittelbar nach Ablauf dieser Frist gelöscht.

7.4. Sofern Sie uns im Einzelfall Ihre Einwilligung zu einer Datenverarbeitung gegeben haben (zB. Evidenzhaltung Ihrer Bewerbung oder Weiterleitung an ein mitbetreutes Tochterunternehmen der Österreichische Post Aktiengesellschaft), so können Sie diese jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, löschen wir Ihre aufgrund der Einwilligung verarbeiteten personenbezogenen Daten umgehend. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zu Ihrem Widerruf bleibt davon unberührt. Sofern die Einwilligung lediglich die Datenweitergabe betroffen hat, führt ein Widerruf Ihrer Einwilligung nicht zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Sofern Sie den Bewerbungsprozess zur Gänze durchlaufen haben, werden Ihre Bewerbungsunterlagen nach Punkt 7.1. gelöscht bzw. im Fall einer Anstellung nach Punkt 7.2. verarbeitet.

7.5. Bitte beachten Sie, dass ausnahmsweise eine abweichende und / oder zusätzliche Speicherfrist für Sie einschlägig sein kann, sofern Ihre personenbezogenen Daten rechtmäßiger Weise nach Punkt 8 verarbeitet werden.

8. Allfällige potentielle Verarbeitung zu anderen Zwecken

8.1. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der potenziellen Zwecke, für die Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen weiterverarbeitet werden können, die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und die Speicherdauer. Weiters legen wir Ihnen die potentiellen Empfänger*innen Ihrer Daten im Zusammenhang mit diesen Datenverarbeitungen offen.

Bitte beachten Sie:

Eine Verarbeitung (und insb. eine zusätzliche Speicherung) Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken erfolgt nur dann, wenn diese unbedingt notwendig und gesetzlich zulässig ist. Von einer Verarbeitung sind nur jene Datensätze / Datenkategorien betroffen, die zur Erfüllung des zusätzlichen Zwecks erforderlich sind. Es handelt sich hierbei nicht um den Regelfall. Unter Umständen erfolgt die Verarbeitung nur als Reaktion auf Ihre mit uns (zB. Auskunftsanfrage nach Art 15 DSGVO).
Werden Daten zur Verarbeitung an Empfänger*innen weitergegeben, bedeutet das nicht, dass in jedem Fall alle Datensätze übermittelt werden, sondern nur jene Datensätze, die für den Zweck der Verarbeitung notwendig sind.
Innerhalb der PWL erhalten jene Stellen bzw. Mitarbeiter*innen personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher Pflichten sowie berechtigter Interessen benötigen.

8.1.1. Rechtssachen und -streitigkeiten

Zweck und berechtigtes Interesse: Sofern erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung und Aktenverwaltung von zivil-, gesellschaftsrechtlichen und verwaltungsbehördlichen Rechtssachen, Errichtung, Prüfung, Verhandlung oder Abwicklung von Verträgen und Erklärungen, gesellschaftsrechtlichen Dokumenten sowie außergerichtliche Korrespondenzen, samt der Verwaltung der Daten von Parteien und für diese tätigen natürlichen Personen (inkl. Versicherungen, gesetzliche Vertreter, Rechtsanwälte, Notare) zum Zweck der Abwicklung.
Datenkategorien: Die in diesem Zusammenhang verarbeiteten Datenkategorien, stammen aus dem Bewerbungsverfahren (üblicherweise Ihr Vor- und Nachname, Ihr Geburtsdatum, Ihr Geburtsort, Ihre Staatsangehörigkeit sowie Ihre Adresse, Werdegang/Ausbildung, bisherige berufliche Laufbahn, Lebenslauf und teilweise Anschreiben, sonstige personenbezogene Daten, die Sie für Ihre Bewerbung erforderlich halten).
Rechtsgrundlagen:
- Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen nach Verhältnismäßigkeitsprüfung Art 6 Abs 1 lit f DSGVO iVm Art 9 Abs 2 lit f DSGVO
Speicherdauer: Entscheidungen/Urteile sowie für den Verfahrensausgang relevante Dokumente, werden idR für 30 Jahre ab rechtskräftiger Beendigung des Verfahrens/Streitfalles (gerichtl. Entscheidung / behördl. Entscheidung / Abschluss gerichtlicher Vergleich / außergerichtlicher Vergleich) aufbewahrt.
Empfänger: Österreichische Post Aktiengesellschaft (Auftragsverarbeiter), Atos IT Solutions and Services GmbH (Subauftragsverarbeiter), ADVOKAT Unternehmensberatung GREITER & GREITER GmbH (Subauftragsverarbeiter), Lawlift GmbH (Subauftragsverarbeiter), SAP Österreich GmbH (Subauftragsverarbeiter), Atos IT Solutions and Services GmbH (Auftragsverarbeiter), Behörden/Gerichte (öffentliche Stellen und Institutionen), Österreichische Post Aktiengesellschaft (sonstige externe Empfänger - als eigenständige Verantwortliche), Wirtschaftsprüfer (sonstige externe Empfänger – eigenständiger Verantwortlicher), Versicherungen (sonstige externe Empfänger – eigenständige Verantwortliche), Versicherungsmakler (sonstige externe Empfänger – eigenständige Verantwortliche), Gutachter Anwälte, Notare, Steuerberater (sonstige externe Empfänger – eigenständige Verantwortliche), Betriebsrat (sonstige externe Empfänger – eigenständiger Verantwortlicher).
Sonstige Informationen über diese Verarbeitung: Die Daten werden teilweise von Ihnen bekanntgegeben, teilweise von Dritten (zB. Behörden) oder sie stammen aus öffentlichen Registern.

8.1.2. Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte nach der DSGVO

Zweck und berechtigtes Interesse: Sollten Sie von Ihren Rechten nach Art 15-22 DSGVO Gebrauch machen, werden Ihre hierbei bekanntgegebenen Daten sowie darüberhinausgehende beauskunftete Daten zum Nachweis der rechtmäßigen Abwicklung Ihrer Anfrage, sowie zur allfälligen Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet.
Datenkategorien: Die Daten die in diesem Zusammenhang verarbeitet werden, werden im Zuge Ihrer Anfrage / Rechteausübung von Ihnen bekanntgegeben, bzw. stammen aus jenen Verarbeitungstätigkeiten, über die Sie in unseren Datenschutzhinweisen informiert werden.
Rechtsgrundlagen:
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm Art. 15-22 DSGVO),
- Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen nach Verhältnismäßigkeitsprüfung (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).
Speicherdauer: Daten im Zusammenhang mit Ihrer Rechtsausübung nach Art 15-22 DSGVO werden nach 37 Monate, ab Eingang Ihrer Anfrage gelöscht. Sofern ein behördliches / gerichtliches Verfahren eingeleitet wurde, erfolgt die Löschung Ihrer Daten nach Punkt 8.1.1.
Empfänger: Österreichische Post Aktiengesellschaft (Auftragsverarbeiter), Atos IT Solutions and Services GmbH (Subauftragsverarbeiter), Atos IT Solutions and Services GmbH (Auftragsverarbeiter), EBERHARDT Rechtsanwälte OG (Datenschutzbeauftragte PWL - sonstige externe Empfängerin).

8.1.3. Verarbeitung zur Behandlung von Datenschutzvorfällen

Zweck und berechtigtes Interesse: Bei Verdacht/Vorliegen eines (potentiellen) Datenschutzvorfalls werden Ihrer Daten zum Zweck der Meldung und Bearbeitung entsprechender (auch vermeintlicher) Datenschutzvorfälle verarbeitet.
Datenkategorien: Die in diesem Zusammenhang verarbeiteten Datenkategorien, stammen aus dem Bewerbungsverfahren (üblicherweise Ihr Vor- und Nachname, Ihr Geburtsdatum, Ihr Geburtsort, Ihre Staatsangehörigkeit sowie Ihre Adresse, Werdegang/Ausbildung, bisherige berufliche Laufbahn, Lebenslauf und teilweise Anschreiben, sonstige personenbezogene Daten, die Sie für Ihre Bewerbung erforderlich halten).
Rechtsgrundlagen:
- Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen nach Verhältnismäßigkeitsprüfung (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm Art 33 und Art 34 DSGVO)
Speicherdauer: Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit (potentiellen) Datenschutzvorfällen werden nach 37 Monate, ab Kenntniserlangung über die vermeintliche Datenschutzverletzung bzw. ab Versand der letzten erforderlichen Meldungen an die Datenschutzbehörde bzw. Betroffene gelöscht. Sofern ein behördliches / gerichtliches Verfahren eingeleitet wurde, erfolgt die Löschung dieser Daten nach Punkt 8.1.1.
Empfänger: Österreichische Post Aktiengesellschaft (Auftragsverarbeiter), Atos IT Solutions and Services GmbH (Subauftragsverarbeiter), Atos IT Solutions and Services GmbH (Auftragsverarbeiter), EBERHARDT Rechtsanwälte OG (Datenschutzbeauftragte PWL - sonstige externe Empfängerin), Datenschutzbehörde (Öffentliche Stellen und Institutionen).

8.1.4. Compliance Management

Zweck und berechtigtes Interesse: Unter Umständen können Ihre personenbezogenen Daten auch zum Zweck der Erfüllung von internen und Konzern-Compliance-Vorschriften verarbeitet werden. Als Tochter der Österreichische Post Aktiengesellschaft, unterliegt die PWL auch den Compliance-Vorgaben ihrer Muttergesellschaft.
Datenkategorien: Die in diesem Zusammenhang verarbeiteten Datenkategorien, stammen aus dem Bewerbungsverfahren.
Rechtsgrundlagen:
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Artikel 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm. International Accounting Standards (IAS) und § 132 BAO),
- Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen nach Verhältnismäßigkeitsprüfung (Artikel 6 Abs 1 lit f DSGVO), zur Geltendmachung Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Artikel 9 Abs 2 lit f DSGVO).
Speicherdauer: Daten, die in diesem Zusammenhang verarbeitet werden, werden in der Regel nach max. 3 Jahren gelöscht. Sofern es sich um abgabenrelevante Daten handelt, werden diese nach 7 Jahren gelöscht.
Empfänger: Österreichische Post Aktiengesellschaft (Auftragsverarbeiter), Atos IT Solutions and Services GmbH (Subauftragverarbeiter), Atos IT Solutions and Services GmbH (Auftragsverarbeiter), Compliance Committee ÖPAG (sonstiger externer Empfänger: weisungsfreies Gremium – selbständige Verantwortliche), Wirtschaftsprüfer (sonstiger externer Empfänger).

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

9.1. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses. Ob Sie als Mitarbeiter*in ausgewählt werden und Ihre Bewerbung zum Zug kommt, erfolgt stets durch eine menschliche Entscheidung. Auch die von Ihnen beigebrachte Bonitätsauskunft, der allenfalls durchgeführte Social-Media-Check und durch die Sicherheitsbehörden durchgeführte Einstufung Ihrer Zuverlässigkeit und/oder Eignung basiert stets auf einer menschlichen Entscheidung – wir, die PWL, sind allerdings an das Ergebnis der Zuverlässigkeitsprüfung gebunden und dürfen keine Mitarbeiter*innen einstellen, die die erforderliche Zuverlässigkeit und Eignung nicht besitzen.

10. Dürfen Ihre Daten auch an ein anderes Land (auch außerhalb der EU) weitergeben werden?

10.1. Ja, wenn diesem Drittland durch die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere geeignete Datenschutzgarantien vorhanden sind (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standarddatenschutzklauseln).

10.2. In besonderen Fällen kann die Übermittlung an ein Drittland auch mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen, sofern wir Sie über die möglichen Risiken der beabsichtigen Übermittlung und das Fehlen geeigneter Datenschutzgarantien aufgeklärt haben.

11. Welche Rechte haben Sie?

11.1. Wenn Sie möchten, dann geben wir Ihnen jederzeit Auskunft über alle Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten. Zusätzlich haben Sie auch in einigen Fällen ein Recht auf Datenportabilität und somit Herausgabe Ihrer uns bekannt gegebenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.

11.2. Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten durch uns zu verlangen. In einigen oben genannten Fällen ist die PWL durch Ihre Einwilligung berechtigt Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Die Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, bis dahin verarbeiten wir sie rechtmäßig.

11.3. Ihr Widerspruchsrecht: Weiters haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung durch uns zu verlangen, nämlich wenn dies aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gerechtfertigt ist oder uneingeschränkt, wenn die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt. Kontaktaufnahmemöglichkeit siehe unter Punkt 12. unten.

11.4. Zusätzlich haben Sie eine Beschwerdemöglichkeit bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien. Daneben steht Ihnen die Möglichkeit offen, Ihre Rechte infolge einer datenschutzwidrigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim zuständigen Zivilgericht geltend zu machen.

12. Wer ist Datenschutzbeauftragte und wie kann ich Kontakt aufnehmen?

12.1. EBERHARDT Rechtsanwälte OG, Weihburggasse 18-20, 1010 Wien. Die Datenschutzbeauftragte der Post Wertlogistik GmbH erreichen Sie unter wertlogistik.datenschutzbeauftragter@post.at oder unter der Anschrift Post Wertlogistik GmbH, Datenschutz, Steinheilgasse 1, 1210 Wien.