Rechnungserfassung Erhalten Sie den Großteil Ihrer Rechnungen als Papier- oder Faxbelege? Empfangen Sie Ihre Rechnungen zwar schon als PDF per E-Mail, können diese aber nicht automatisch auslesen und weiterverarbeiten? Dann ist die elektronische Rechnungserfassung die optimale Komplettlösung für Ihren automatisierten, zeitsparenden und ortsunabhängigen Invoiceprozess.

Dabei übernehmen wir Ihre Eingangsrechnungen aus diversen Kanälen, digitalisieren sie und bereiten die relevanten Rechnungsdaten, z. B. Rechnungsempfänger, -absender, -betrag und mehr, strukturiert für Ihr Unternehmen auf. Die ausgelesenen Daten werden im Zuge der Validierung auf Qualität geprüft und schließlich zur weiteren Verarbeitung an die IT Systeme in Ihrem Unternehmen übergeben – und das ganze taggleich und sicher. Mit der automatisierten Erfassung von Bestellungen und Formularen werden Ihre Arbeitsprozesse noch effizienter.

Übrigens: Mit unserem Mailroom-Invoice-Service übernehmen wir nach der automatisierten Rechnungserfassung auch den kompletten weiteren Workflow Ihrer Quittungen. Dabei stoppt der Prozess nicht bei der Übergabe der digitalisierten Rechnungen an Sie, denn die Quittungen werden in die Post Cloud Enterprise übertragen, auf die nur berechtigte Mitarbeiter*innen Zugriff haben. Unabhängig vom Standort können weitere Daten wie Kostenstellen ergänzt und diese anschließend freigeben werden. Daraufhin wandern die geprüften und freigegebenen Rechnungen direkt in Ihr Buchhaltungssystem und die Zahlung wird eingeleitet. In der Cloud werden daraufhin alle Daten und Rechnungen revisionssicher gespeichert.

So funktioniert die Rechnungserfassung

1. Physischer & digitaler Eingangskanal
   Ihre physischen Rechnungen werden im Briefzentrum der Post bereits früh am Morgen aus dem Poststrom aussortiert und direkt an unsere Expert*innen überstellt. Auch alle Dokumente, die sie über elektronische Eingangskanäle erreichen – also per E-Mail, Fax oder auch mobil – können wir entgegennehmen.
2. Aufbereitung
   Im nächsten Schritt werden die Sendungen entsprechend aufbereitet. Dazu zählt das Aussortieren der Poststücke anhand einer Positiv-/Negativliste, das Entkuvertieren sowie das Anbringen von Barcodes.
3. Digitalisierung
   Nach der Aufbereitung wird die physische Post digitalisiert und anschließend einer Qualitätskontrolle unterzogen. Bei der elektronischen Post folgt die Vereinheitlichung unterschiedlicher Standard-Formate. Dazu zählt beispielsweise die Konvertierung der Anhänge und das Format-Mapping.
4. Datenextraktion & Klassifizierung
   Die nun vollständig digitalisierten Rechnungen aus allen Kanälen werden von unserer Software mit Hilfe von selbstlernenden Algorithmen und künstlicher Intelligenz klassifiziert und die darin enthaltenen Daten wie Rechnungsnummern, Summen oder Rechnungspositionen extrahiert.
5. Qualitätssicherung & Validierung
   Um Ihnen Daten in höchster Qualität bereitstellen zu können, werden die ausgelesenen Informationen nochmals von unseren Mitarbeiter*innen auf Korrektheit geprüft. Dank der Kombination aus künstlicher und menschlicher Intelligenz erreichen wir eine Qualität von über 99% korrekt ausgelesener Daten.
6. Konformitätsprüfung
   Die Daten werden entsprechend Ihrer Anforderungen einer Konformitätsprüfung unterzogen. Diese kann zum Beispiel die Sicherstellung aller Pflichtangaben gemäß § 11 UStG (Umsatzsteuer-Konformität) enthalten oder eine Kreditorenvalidierung gegen Ihre Stammdaten. Auf Wunsch können wir auch einen Bot einsetzen und Sie und/oder den*die Absender*in sofort nach Feststellen einer Nonkonformität kontaktieren.
7. Zustellung
   Die nun strukturiert aufbereiteten Rechnungsdaten werden an Ihr Unternehmen und die im Prozess nachgelagerten IT Systeme zur weiteren, automatisierten Verarbeitung übergeben.
8. Archivierung
   Physische Informationsträger wie beispielsweise Briefe werden nach der Verarbeitung entweder an Sie zugestellt oder für einen vorgegebenen Zeitraum gelagert. Danach werden die Belege entweder in Ihr Archiv überführt oder von uns datenschutzkonform vernichtet.

Ihre Vorteile

• Kostenersparnis von bis zu 80 % der Bearbeitungskosten durch digitale Rechnungsverarbeitung
• Vermeidung von Skontoverlusten und Mahngebühren
• Nahtlose Integration kund*innenrelevanter Rechnungsdaten
• Verarbeitung beliebiger Inputformate (E-Mail, Fax, EDI, usw.)