Alle Vorteile eines cloudbasierten Dokumentenmanagement-Systems (DMS)

Jede Menge Rechnungen, Formulare und andere Dokumente – kaum ein Unternehmen kämpft nicht täglich mit einem großen Papieraufkommen. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) kann hier durchaus Abhilfe schaffen, denn dadurch werden Prozesse im Unternehmen effizienter und günstiger.

 

Physische und digitale Dokumente, Rechnungen und Formulare – all das kommt im gewöhnlichen Büroalltag zusammen. Die einen drucken diese aus und legen sie in einer Mappe ab, die anderen scannen sie zuerst, um sie dann digital aufzubewahren. Diese Prozesse sind nicht nur zeitaufwendig und mühsam, sondern oftmals auch fehleranfällig – insbesondere, wenn man einmal archivierte Dokumente oder Rechnungen nicht so leicht finden kann.

 

Dass viele dokumentenbasierte Prozesse in Großunternehmen zwischen mehreren Abteilungen koordiniert werden müssen, macht die ganze Sache nicht leichter. Rund 30 Minuten suchen wir täglich nach abgelegten Dokumenten im Büro – diese wertvolle Zeit kann durch ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) gespart werden. Es benötigt nur einen Webbrowser und kann daher ohne Installation über das Internet genutzt werden.

 

Digitalisierung und Cloud Computing helfen uns nämlich, physische und elektronische Dokumente in einer gemeinsamen Lösung zu verbinden. Diese können dann von berechtigten Mitarbeiter*innen jederzeit über ihren Browser am PC, Laptop, Tablet oder Smartphone gespeichert und bearbeitet werden. In einem DMS werden also alle Dokumente – egal, wo sie bereitgestellt wurden – zentral verwaltet. Ein unschlagbarer Vorteil, denn so spart man sich z. B. bei komplexen Freigabe-Workflows zwischen mehreren Entscheidungsebenen im Unternehmen sehr viel Zeit und erleichtert damit die Zusammenarbeit. Die oft mühsamen Businessprozesse wie z. B. Rechnungsbearbeitung  werden dadurch einfacher, schneller, sicherer und vor allem transparenter.

DMS macht’s möglich

Doch wie geht das? Stellen wir uns die Bearbeitung einer Eingangsrechnung vor. Zuerst kommt diese auf elektronischem oder postalischem Weg ins Unternehmen. Wir drucken sie aus oder scannen sie ein, bearbeiten sie manuell und leiten diese anschließend an die Zahlungsstelle weiter. Schließlich muss diese Rechnung revisionssicher, z. B. in einem Ordner, archiviert werden. Viele Schritte, die manchmal tagelang dauern können. Für zuständige Mitarbeiter*innen ist oft nicht klar, wo sich die Rechnung gerade befindet und ob sie bereits freigegeben oder entsprechend archiviert wurde. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern bringt auch Frust und Ärger...

Solche Workflows können mit den entsprechenden Anwendungen auch in einem cloudbasierten DMS abgebildet werden. Am Anfang wird jede eingehende Rechnung digitalisiert. Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) wird sie sekundenschnell erfasst und an den entsprechenden digitalen Posteingang – in diesem Fall in einen Rechnungsordner – in der Cloud zugestellt. Berechtigte Mitarbeiter*innen haben browserbasiert Zugriff auf diesen Ordner auf ihrem Computer, Tablet oder Smartphone. Sie können z. B. jederzeit die Rechnung prüfen, die Kostenstelle ergänzen und per Mausklick freigeben. Die Rechnungsdaten gehen dann automatisch weiter zur Zahlungsstelle und wandern parallel ins digitale Archiv, wo sie revisionssicher gespeichert werden. Schneller geht's wohl kaum! 

Leichtes „Tracken“

Das ist nicht alles: Mittels cloudbasierter DMS-Lösungen können verschiedenste Workflows im Unternehmen, wie etwa das Tracking von Dokumenten und deren Status, abgebildet werden. So kann man jederzeit per Tastendruck prüfen, ob, in welcher Phase und von welchem*welcher Mitarbeiter*in bzw. welchem*welcher Mitarbeiter*in eine Rechnung oder ein Lieferschein bearbeitet wird.

Wer was mit einem Dokument machen darf, lässt sich mit einer individuellen Rechtevergabe gezielt regeln. Gerade in Zeiten, in denen Homeoffice oder Remote-Arbeiten immer populärer werden, bringt dieser dezentrale Zugriff und die Bearbeitung von zentral verwalteten Dokumenten im eigenen Browser eine enorme Einsparung von Ressourcen für das Unternehmen.

Datenschutz? Kein Problem!

Europäische Rechenzentren bieten hier eine hochsichere Lösung: So arbeitet die Post Cloud Enterprise ausschließlich mit Rechenzentren in Österreich, Deutschland und der Schweiz und kann damit den höchstmöglichen Schutz sensibler Firmendaten gewährleisten. Die Datensicherheit ist durch entsprechende Sicherheitszertifikate gewährleistet, die Datenaufbewahrung erfolgt gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Der Datenaustausch wird über etablierte Schnittstellen abgewickelt.

Das Motto: so einfach wie möglich

Ein cloudbasiertes DMS bedarf keiner aufwendigen Infrastruktur im Unternehmen. Für seine Bereitstellung und den Betrieb ist der Provider – zum Beispiel die Österreichische Post AG – zuständig. Damit müssen Unternehmen keine Lizenzkosten tragen und können sofort alle dokumentenbasierten Prozesse in eine einfach bedienbare Softwarelösung einbinden.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Komplettlösung für digitales Management dokumentenbasierter Prozesse
• Webbasierter und ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen
• Beschleunigter Freigabe-Workflow
• Zeitersparnis und Kostenreduktion in der Dokumentenverarbeitung