Wie intelligente Automatisierung Prozesse optimieren kann

In Unternehmen, in denen täglich viele Postsendungen und Formulare zu verarbeiten sind, kann die Intelligente Automatisierung (IA) eine wirksame Abhilfe schaffen. Durch die Digitalisierung von eingehenden Postsendungen und die digitale Erfassung diverser Dokumente können Geschäftsprozesse effizienter gestaltet werden.

 

Stellen Sie sich ein großes Unternehmen mit einer eigenen Poststelle vor: Hunderte, wenn nicht Tausende Postsendungen treffen hier täglich ein und müssen rasch verarbeitet werden. Musste man traditionell alle Briefstücke und Pakete manuell sortieren, unterstützt heutzutage die Intelligente Automatisierung maßgeblich den Prozess der Verarbeitung von riesigen Datenmengen der Poststelle. Auch Ihre Geschäftsprozesse können davon profitieren.

 

Wie funktioniert die IA?

 

Zuerst werden alle eingehenden physischen Dokumente eingescannt. Die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) hilft hier, die eingescannten Dokumente in eine digitale Form zu bringen, die man bearbeiten und durchsuchen kann. Mittels Künstlicher Intelligenz (KI) werden Informationen aus den Dokumenten extrahiert und klassifiziert. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) übernimmt gleichzeitig Routineaufgaben wie Dateneingabe oder Einloggen in bestimmte Anwendungen.

 

Bis zu 80 Prozent aller Prozesse in der Poststelle lassen sich auf diese Weise automatisieren. Um nahezu vollständig korrekte Daten geliefert zu bekommen, werden die Ergebnisse der Automatisierung zusätzlich einer Qualitätskontrolle unterzogen und nachträglich validiert. So wird die Qualität der Daten stets hochgehalten!

 

Welche Vorteile bietet die IA?

 

In vielen Unternehmen müssen Mitarbeiter*innen tagein tagaus riesige Mengen an Daten aus Postsendungen, Rechnungen, Bestellungen und Formularen interpretieren, klassifizieren oder in andere Anwendungen eintippen. Durch die Intelligente Automatisierung sind diese in der Regel wiederkehrenden Routineprozesse nun automatisiert. Damit werden sie deutlich weniger fehleranfällig!

 

Die digitale Klassifizierung der Daten führt zu einer Präzision von bis zu 98 Prozent. Parallel dazu reduziert sich die Datenverarbeitungs-Zeit im Schnitt auf die Hälfte. Somit können sich Mitarbeiter*innen auf wertvollere Aufgaben konzentrieren und schneller auf Anfragen von Kund*innen reagieren. Zufriedenes Personal, zufriedene Kund*innen und bis zu 80 Prozent weniger Kosten durch den reduzierten manuellen Aufwand – die Vorteile sind überzeugend!

 

Die IA-Technologie ist mittlerweile bei allen Inputmanagement-Lösungen der Österreichischen Post im Einsatz. Hier einige Beispiele:

 

Digitaler Posteingang: Die eingehende Post bleibt nicht lange in der Poststelle liegen oder verirrt sich in eine andere Abteilung. Durch die IA werden eingehende und anschließend digitalisierte Postsendungen mittels extrahierter Metadaten sofort und automatisiert den betreffenden Abteilungen und Mitarbeiter*innen der Unternehmen zugeordnet.

 

Rechnungserfassung: Üblicherweise müssen Mitarbeiter*innen in der Buchhaltung alle Rechnungsdaten manuell bearbeiten und in ein Buchhaltungssystem einpflegen – eine oft mühsame und aufwendige Aufgabe! Mittels IA erfolgen diese Schritte sowie eine anschließende Rechnungsprüfung automatisiert. Durch eine Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können dann alle Berechtigten sämtliche Rechnungen von überall ansehen, freigeben oder ergänzen.

 

Bestellerfassung: In fast jedem Unternehmen muss man teils komplexe Bestellvorgänge mit vielen Zahlen und Angaben durchführen. Um Zeit- und Personalressourcen zu sparen, können Unternehmen diese Prozesse einfach an die Post auslagern – Bestelldaten und -inhalte werden dort mittels IA automatisch erkannt und entsprechend verarbeitet

 

Formularerfassung: Auch Formulare enthalten in der Regel viele Daten und Informationen, deren manuelle Verarbeitung viel Zeit in Anspruch nimmt. Mittels IA-Technologie können diese Daten ebenfalls automatisiert ausgewertet, klassifiziert und weiterverarbeitet werden. So können z. B. Gewinnspielkarten automatisch in das firmeneigene System für Customer-Relationship-Management (CRM) eingespielt werden. Auch das bringt deutliche Kostenvorteile im Vergleich zur manuellen Eingabe!

Ihre Vorteile auf einen Blick

 

Die Intelligente Automatisierung hilft Unternehmen, aufwendige Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Die vier wichtigsten Vorteile der IA:

 

• höhere Präzision – IA kann die Fehlerquote bei der Datenverarbeitung signifikant reduzieren.

• schnellere Datenverarbeitung – IA stellt relevante Daten den Unternehmen rascher zur Verfügung.

• reduzierte Kosten – Durch die Automatisierung volumenstarker und repetitiver Prozesse werden Beschäftigte entlastet und Arbeitskosten gesenkt.

• besseres Kund*innenerlebnis – IA ermöglicht Unternehmen, zeitnah auf Kund*innenanfragen zu reagieren. Damit steigt die Kund*innenzufriedenheit erheblich.