Mit RPA in Controlling und Buchhaltung Zeit und Kosten sparen

Kaum ein Unternehmensbereich ist zahlen- und datenlastiger als die Buchhaltung und das Controlling. In Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung gewinnt so der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) zunehmend an Bedeutung. Arbeiten Sie in diesen Bereichen? Dann erfahren Sie hier, wie Sie mit dem Einsatz von RPA Zeit und Kosten sparen, Prozesse optimieren und die Qualität der Buchführung erhöhen können.

Welche Vorteile bringt RPA im Controlling?

Obwohl sich die Geschäftsprozesse im Controlling in den vergangenen Jahren kaum verändert haben, eröffnet der Einsatz von RPA zahlreiche Chancen und Potenziale. Der Einsatz von RPA kann Firmen signifikante Einsparungen im Controlling ermöglichen. Zusätzlich verbessern Unternehmen durch die Automatisierung der Prozesse Effizienz und Qualität. Auch die Fehlerquote reduziert sich drastisch, da der Mensch, gerade bei Routinetätigkeiten, zu Flüchtigkeitsfehlern neigt. Weitere Vorteile von RPA sind eine bessere Skalierbarkeit und Flexibilität der Prozessgestaltung. Insgesamt führt der Einsatz von RPA im Controlling zu schnelleren, präziseren und fundierteren Entscheidungen, was wiederum zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit und einem größeren Erfolg am Markt führen kann.

Geschäftsprozesse, die von RPA profitieren

Automatisierung von Back-Office-Prozessen als Teil der digitalen Transformation

In der digitalen Transformation spielen die Digitalisierung und Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse eine zentrale Rolle. Die Qualität der ausgewerteten Daten hat dabei einen maßgeblichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg im Wettbewerb. Im Back-Office-Bereich führt die Prozessautomatisierung zu einem deutlichen Effizienzgewinn und spart qualifizierte Mitarbeiter*innenressourcen. Viel zu oft verbringen Fachkräfte noch Zeit mit der Bearbeitung standardisierter Aufgaben, anstatt ihr kreatives Potenzial voll auszuschöpfen. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und können durch den Einsatz von RPA automatisiert werden.

Informationsgenerierung mittels RPA

Das Controlling erfordert eine Vielzahl an Informationen, die gesammelt und verarbeitet werden müssen. Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen haben oft Schwierigkeiten mit den immer komplexer werdenden Informationswegen. Dabei müssen Informationen aus verschiedenen Systemen und Abteilungen zusammengetragen und verarbeitet werden. RPA kann hier eine große Unterstützung bieten, indem es Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen und Systemen automatisiert verarbeitet und in verschiedenen Systemen abspeichert. Dadurch wird die Informationsbereitstellung im Controlling optimiert, fehleranfällige manuelle Arbeit verringert und die Qualität der Daten verbessert.

Bessere Planung und Kontrolle dank RPA

RPA bietet auch im Planungs- und Kontrollsystem des Controllings eine effektive Möglichkeit, die Controller*innen von sich wiederholenden Tätigkeiten zu befreien. Bei der Erstellung des Monatsabschlusses etwa müssen Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Datenquellen eine Vielzahl von Informationen sammeln. Durch fehlende Schnittstellen im IT-System des Unternehmens ist dies oft ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess.

Hier können die Abteilungen vom Einsatz von RPA profitieren: Die Bots automatisieren diese Prozesse, indem sie die notwendigen Daten aus den verschiedenen Systemen extrahieren. Durch die schnelle und präzise Ausführung der Prozesse können aufwendige Abschlüsse und Analysen schneller und genauer durchgeführt werden. Sogar die Erstellung von Key Performance Indicators, die normalerweise eine Vielzahl von Berichten, Excel-Auswertungen und externen Datenquellen erfordern, kann durch den Einsatz von RPA optimiert werden.

Da die Implementierung von RPA nur geringe Anpassungen an die IT-Infrastruktur erfordert, kann sie schnell und einfach erfolgen. Der Mehrwert ist sofort spürbar, da die schnellere Verarbeitung und Bereitstellung von Daten es dem Unternehmen ermöglicht, auf Marktschwankungen unmittelbar zu reagieren.

RPA übernimmt einfache, wenig-komplexe Aufgaben

Im Finanzbereich bieten sich unzählige, weniger komplexe Anwendungsfälle für den Einsatz von RPA an. Hierbei handelt es sich um die Sammlung von Daten aus verschiedenen Quellen, die Pflege von Basisdaten sowie die Erstellung von Listen und Berichten mit geringerer Komplexität.

Typische Beispiele für weniger komplexe Anwendungsfälle sind:

• Zuordnung von Kreditkartenpositionen zu Reisen im Rahmen von Reisekostenerstattungsprozessen
• Überprüfung der offenen Bestellungen
• Bearbeitung von Mail-to-Ticket-Prozessen
• Extraktion von Mail-Anhängen
• Aktualisierung und Integration von Stammdaten
• Prüfung von Duplikaten im Datenmanagement

RPA bietet Unterstützung bei komplexen Aufgaben

RPA kann auch für komplexere Anwendungsfälle im Controlling und in der Buchhaltung eingesetzt werden, die mehr Zeit und ab und an menschliche Interaktion erfordern. Zu diesen komplexen Fällen gehören beispielsweise die Verarbeitung von E-Mail- oder Software-Benachrichtigungen, die auf menschliche Eingaben warten müssen, sowie die Einhaltung komplexer Regeln und Ausnahmen in den Prozessen. In der Praxis haben Unternehmen, nachdem sie RPA in einfacheren Anwendungsfällen erfolgreich eingesetzt haben, oft den Wunsch, die Automatisierung einen Schritt weiterzubringen. Dies kann bedeuten, dass nachgelagerte Workflows im Prozess automatisiert werden oder außergewöhnliche Prozesszweige hinzugefügt werden, die nicht im Standardprozess enthalten sind.

• Hier sind einige Beispiele für komplexere Anwendungsfälle:
• Verarbeitung von E-Mails mit Anhängen und Einträgen in CRM-Systeme
• Automatisierung von Genehmigungsprozessen, einschließlich der Kommunikation über Freigaben mit der Belegschaft
• Verarbeitung von Bestellungen, die mehrere Standorte, Lieferant*innen oder Bestellnummern umfassen
• Integration von menschlichem Feedback in den Automatisierungsprozess, um Ausnahmen zu behandeln und Prozessverbesserungen zu identifizieren

Fazit: Der Einsatz von RPA in Controlling und Buchhaltung lohnt sich

Eines steht fest: RPA kann, mit dem jetzigen Stand der Technik, nur eine teilweise Automatisierung im Controlling gewährleisten, da die Aufgaben in diesem Bereich äußerst komplex sind. Wir zweifeln allerdings nicht daran, dass der künftige Einsatz von RPA das Controlling im Unternehmen nachhaltig verändern wird. Bereits heute unterstützt RPA das Controlling bei der Automatisierung von Teilprozessen, wie der Aufbereitung und Bereitstellung von Daten sowie der Erstellung von notwendigen Auswertungen. Dabei profitiert das Controlling von einer verbesserten Datenqualität und Kennzahlen-Transparenz. Mithilfe von Robotic Process Automation und KI können Software-Bots auch komplexere Arbeiten eigenständig erledigen, Lösungsansätze für Regelabweichungen finden und Handlungsempfehlungen für das Management erstellen. Zudem werden Technologien wie Predictive Analytics, ein heißer RPA-Trend, dazu beitragen, dass Controller*innen zukunftsorientierte Berichterstattung gewährleisten können – wir dürfen gespannt sein!