Mehr Effizienz durch RPA in der öffentlichen Verwaltung

Digitalisierung und Innovation sind für die öffentliche Verwaltung von größter Bedeutung. Sie können als Maßnahme große Pensionierungswellen, wie beispielsweise jene, die im öffentlichen Dienst bevorsteht, abfedern. Prozesse sollen automatisiert und digitalisiert werden, um Verfahren schneller abzuwickeln und Ressourcen wie Zeit und Personal sparsamer nutzen zu können. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung ist der vermehrte Einsatz von RPA (Robotic Process Automation) in der Verwaltung. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick darauf, wie RPA-Technologien Verwaltungsbehörden helfen können und wie sie schnell, kostengünstig und flexibel für konkrete Aufgaben getestet, implementiert und erweitert werden können.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Das bedeutet, dass alle standardisierten Aufgaben, die von Mitarbeiter*innen am Bildschirm ausgeführt werden können, vom sogenannten Bot übernommen werden können. Die größten RPA-Vorteile sind dabei, dass Aufgaben schneller, zuverlässiger und in immer gleicher Qualität ohne Ermüdung, Verwechslungen oder Flüchtigkeitsfehler erledigt werden. Klar, dass dadurch auch die Qualität der Daten verbessert wird. Nicht verwunderlich also, dass RPA ein schnell wachsender Markt ist und weltweit immer mehr Unternehmen dazu veranlasst werden, diese Technologie einzusetzen. 

Für mehr Zukunftsmusik lesen Sie unseren Beitrag über die 10 aktuellsten RPA-Trends!

Was sind die Herausforderungen, wenn RPA in die öffentliche Verwaltung integriert wird?

Die öffentliche Verwaltung steht so einigen Herausforderungen gegenüber. Die IT-gestützten Prozesse erfordern unzählige manuelle Arbeitsschritte von den Beamt*innen. Dazu kommt, dass sich häufig ändernde gesetzliche Anforderungen zu längeren Bearbeitungszeiten und so zu einer geringeren Effizienz führen. Um Mitarbeiter*innen und Bürger*innen zu entlasten, sind neue Ansätze zur Optimierung der Abläufe notwendig. Ein effizientes Instrument ist die Robotic Process Automation (RPA), die ohne aufwendige Anpassungen der IT-Systeme eingesetzt werden kann. Insbesondere im Back-Office und beim Kund*innenkontakt können Prozesse mit hohem Volumen automatisiert werden, um wertschöpfende Aktivitäten zu fördern und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Welche Vorteile werden durch RPA im öffentlichen Sektor geschaffen?

RPA hilft beim Ausgleich von Fachkräftemangel

Fachkräftemangel ist ein bekanntes Problem, das auch die öffentliche Verwaltung zu bewältigen hat. Das Budget für zusätzliches Personal bleibt begrenzt, und immer weniger Verwaltungspersonal muss immer größere Aufgabengebiete abdecken. Hier kann der Einsatz von Robotic Process Automation Abhilfe schaffen: Eintönige Arbeiten und Standardprozesse können automatisiert und Mitarbeiter*innen dadurch entlastet werden. Ein Beispiel dafür ist die Abwicklung von Ein- und Austrittsprozessen neuer Beamt*innen. Hier gibt es eine Vielzahl standardisierter Prozesse, die heute noch oft manuell durchgeführt werden. Diese für Sachbearbeitende aufwendigen und sich ständig wiederholenden Prozesse können problemlos von einem Bot übernommen werden.

Digitale Umsetzung von Auskunftsdienstleistungen

Im öffentlichen Sektor gehört die Beantwortung von Anfragen zu verschiedenen Themen zu häufigen und einnehmenden Aufgaben. Durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) können Anfragen automatisiert beantwortet werden. Die Software kann Bürger*innen die benötigten Daten aus der Datenbank zur Verfügung stellen und ein automatisiertes Schreiben erstellen.

Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen

Im öffentlichen Sektor gibt es viele Systeme, die auf die Daten aus anderen Systemen angewiesen sind. Sind diese Schnittstellen nicht optimal implementiert, kann RPA genutzt werden, um die Übertragung schnell und fehlerfrei zu gestalten. Der Software-Bot sorgt dafür, dass die verschiedenen Systeme auf einem identischen Stand gehalten werden und stets die aktuellsten Daten hinterlegt sind. Ein gutes Beispiel dafür ist das Übertragen von neuen Wohnadressen in andere Systeme, um die Daten zwischen verschiedenen Behörden zu synchronisieren.

Digitale Änderung von Daten

In elektronischen Dashboards gewinnt die Möglichkeit zur digitalen Änderung von Daten zunehmend an Bedeutung. Um den Zeitaufwand für Bürger*innen zu reduzieren, können Software-Bots genutzt werden, um notwendige Änderungen vorab zu vermerken und Dokumente an die Behörde zu verschicken. Der Bot kann dann die Änderungen übernehmen und den Prozess für Nutzende optimieren. Dies trägt im Übrigen auch zur Entlastung von Mitarbeiter*innen und zur Vermeidung von Fehlern bei.

Überprüfung von Dokumenten

Die Überprüfung von eingereichten Dokumenten ist eine weitere klassische Aufgabe in der Verwaltung. Hier kann RPA genutzt werden, um die Vollständigkeit der Dokumente zu überprüfen und zu bestätigen, ob alle erforderlichen Angaben und Anlagen vorhanden sind. Das Dokument wird dann automatisch im entsprechenden Archiv abgelegt und von Sachbearbeiter*innen auf inhaltliche Korrektheit geprüft.

Wie funktioniert die Implementierung von RPA?

Ein Bot kann einfach in bestehende Systeme integriert und für nahezu jede gängige Software, mit der Verwaltungsmitarbeiter*innen arbeiten, konfiguriert werden. Die ersten Ergebnisse sind dann bereits innerhalb eines Monats sichtbar. Der Bot agiert als eine Art persönlicher Assistent auf Notebook oder PC, der eine Fachkraft bei der Arbeit unterstützt. Das geschulte Personal übernimmt die Definition des jeweiligen Workflows und der digitale Helfer erledigt die gestellte Aufgabe in einem Bruchteil der bisher benötigten Zeit.

Fazit: Der Einsatz von RPA in der Verwaltung lohnt sich

Die Möglichkeiten für den Einsatz von RPA in der öffentlichen Verwaltung sind mannigfaltig. Die Bots können den immer gravierender werdenden Personalmangel ausgleichen und die Zufriedenheit der Belegschaft steigern, da repetitive und zeitaufwendige Aufgaben übernommen werden. Auch Bürger*innen profitieren von beschleunigten Prozessen, erhöhter Planungssicherheit und einer geringeren Fehlerquote. Die öffentlichen Behörden können sich auf relevantere Themen konzentrieren, da das Vorkommen von klassischen Sachbearbeitungen reduziert wird. Nicht verwunderlich ist also die Annahme, dass sich die Technologie auch in der öffentlichen Verwaltung durchsetzen wird.